Opinber kynning á umboðssamningi innan svæðisbundins eftirlitskerfis „Single Window“ í alþjóðaviðskiptum er mikilvægt skref í átt að því að efla tollafgreiðslu og hefur djúpstæð áhrif á eftirlit og sóttkvíarskýrslugerð útflutningsumboðsmanna.
Kjarnabreyting:Í svæðisbundnu eftirlitskerfinu „einn glugga“,Rafrænt umboðssamningurhefur orðið skyldubundin forsenda fyrir yfirlýsingu. Ef enginn gildur umboðssamningur á netinu er til staðar milli viðkomandi fyrirtækja mun kerfiðekki sjálfkrafa gefa út rafræna bókhaldsbókina(nema tímabundið fyrir umsókn um útflutningsumbúðir fyrir hættulega varning).
Mikilvægi rafrænnar bókhalds:Rafræna bókhaldsbókin er mikilvægt skjal fyrir tollskýrslugerð og tollafgreiðslu útflutningsvara. Án hennar er ekki hægt að skila vörum til útflutnings á eðlilegan hátt. Þess vegna hefur þessi breyting bein áhrif á hvort viðskipti geti gengið snurðulaust fyrir sig.
Sérstakar breytingar og áhrif á vinnu við yfirlýsingar útflutningsumboðsmanna
1. Grundvallarbreyting á undirbúningi fyrir yfirlýsingu
Fortíð:Hugsanlega þarf aðeins að safna umboðsbréfum á pappír eða tryggja réttar skráningar á tengslum við yfirlýsingu.
Nú:Það er skyldaáðurframkvæma skoðun og sóttkvíaryfirlýsingu til að tryggja að allir viðeigandi aðilar hafi lokið við undirritun rafræns umboðssamnings á netinu á „Single Window“ kerfinu. Þetta verkefni verður þú (umboðsmaðurinn) að leiðbeina og hvetja viðskiptavini þína til að klára.
2. Nauðsynlegt er að greina skýrt á milli viðskiptategunda og undirrita samsvarandi samninga.
Þú verður að ákvarða hvaða aðilar þurfa að undirrita samninga út frá tegund yfirlýsingar. Þetta er ekki lengur óljóst „að hafa umboð er nóg“ heldur krefst nákvæmni varðandi tiltekin hlutverk fyrirtækisins.
Atburðarás eitt: Skoðun á útflutningsvörum og sóttkvíartilkynning (algengasta)
● Nauðsynlegir samningar:
- Umboðssamningur milliUmsækjandaeiningogSendandi.
- Umboðssamningur milliSendandiogFramleiðslueining.
Dæmi um myndskreytingu:
(1) Þú (tollmiðlari A) starfar semUmsækjandaeining, sem er fulltrúi viðskiptafyrirtækis (fyrirtækis B) til að flytja út lotu af vörum sem framleiddar eru af verksmiðju (verksmiðju C).
(2) Sambandsslit:
Umsækjandaeining = Tollmiðlari A
Sendandi = Fyrirtæki B
Framleiðslueining = Verksmiðja C
(3) Þú þarft að tryggja undirritun:
Tollmiðlari A ←→ Fyrirtæki B (Umsækjandi deild sendir til sendanda)
Fyrirtæki B ←→ Verksmiðja C (Sendandi sendir til framleiðslueiningar)
Önnur atburðarás: Yfirlýsing um útflutning á umbúðum hættulegra vara
● Nauðsynlegir samningar:
- Umboðssamningur milliUmsækjandaeiningogUmbúðaframleiðandi.
- Umboðssamningur milliUmsækjandaeiningogNotendaeining umbúða.
● Dæmi um myndskreytingu:
(1) Þú (tollmiðlari A) starfar semUmsækjandaeining, þar sem lýst er yfir umbúðum sem notaðar eru fyrir vörur (hættulegan varning) fyrir efnafyrirtæki (fyrirtæki D). Umbúðirnar eru framleiddar af verksmiðju E og fyrirtæki D sjálft hlaðar.
(2) Sambandsslit:
Umsækjandaeining = Tollmiðlari A
Umbúðaframleiðandi = Verksmiðja E
Notendaeining umbúða = Fyrirtæki D
(3) Þú þarft að tryggja undirritun:
Tollmiðlari A ←→ Verksmiðja E(Umsækjandaeining sendir umboð til umbúðaframleiðanda)
Tollmiðlari A ←→ Fyrirtæki D(Umsækjandaeining sendir umboð til notendaeiningar umbúða)
Athugið:Þetta atburðarás hefur ekki áhrif á nýju regluna tímabundið, en eindregið er mælt með því að starfa samkvæmt þessum staðli til að undirbúa sig fyrir framtíðarkröfur eða viðbótarreglugerðir á staðnum.
1.Hlutverk umboðsmannsins færist úr „framkvæmdastjóra“ í „samræmingaraðila“ og „endurskoðanda“
Starf þitt felur nú í sér mikilvæga samhæfingar- og endurskoðunarþætti:
● Samhæfing:Þú þarft að útskýra nýju reglurnar fyrir sendandanum (beinum viðskiptavini þínum) og leiðbeina honum um hvernig á að ljúka undirritun samnings við framleiðsluverksmiðju sína um „Single Window“. Þetta gæti falið í sér þjálfun viðskiptavina þinna.
● Umsögn:Fyrir hverja yfirlýsingu verður þú að skrá þig inn í „Single Window“ eininguna „Umboðssamningur“ ogstaðfesta að allir nauðsynlegir samningar hafi verið undirritaðir á netinu og séu í gildum stöðuÞetta ætti að verða skyldubundið skref í nýju stöðluðu verklagsreglunum þínum (SOP).
2.Áhættustýringargeta þarf að efla
● Skýring á ábyrgð: Undirritun rafrænna samninga skjalfestar umboðssamninginn innan tollkerfisins og skýrir þannig lagaleg tengsl. Sem umboðsmaður þarftu að tryggja að efni samningsins sé rétt.
● Að forðast truflanir á rekstri:Ef ekki er hægt að búa til rafræna bókhaldsbók vegna óundirritaðra samninga eða villna við undirritun, mun það leiða til þess að vörur festast í höfninni, sem leiðir til viðbótargjalda fyrir geymslu, gámageymslugjalda o.s.frv., sem leiðir til kvartana viðskiptavina og fjárhagstjóns. Þú verður að draga úr þessari áhættu fyrirbyggjandi.
Leiðbeiningar fyrir útflutningsumboðsmenn
- Lærðu verklagsreglurnar strax:Hlaðið niður og skoðið vandlega kaflann um „Umboðssamning“ í notendahandbókinni fyrir staðlaða útgáfu „Single Window“. Kynnið ykkur allt undirritunarferlið á netinu.
- Uppfæra tilkynningar viðskiptavina og samningssniðmát:Senda formlegar tilkynningar til allra núverandi og hugsanlegra viðskiptavina þar sem þessi nýju reglugerð er útskýrð. Þú getur búið til einfaldar leiðbeiningar eða flæðirit sem leiðbeinir viðskiptavinum (sendendum) um hvernig eigi að undirrita samninga við framleiðsluverksmiðjur sínar.
- Endurskoða innri vinnueftirlitslista:Bætið skrefinu „Staðfesting á samningi um heimildarumboð“ við vinnuflæði skoðunarskýrslunnar. Áður en yfirlýsing er send inn verður tilnefndur starfsmaður að staðfesta að allir samningar séu til staðar.
- Fyrirbyggjandi samskipti:Fyrir ný verkefni sem tengjast umboðsskipun skal fyrirbyggjandi spyrjast fyrir um og staðfesta upplýsingar eins og „umsækjandaeining“, „sendanda“, „framleiðslueining“ o.s.frv., þegar pöntunin hefur verið móttekin, og hefja strax ferlið við að krefjast undirritunar samnings. Ekki bíða með að afgreiða það þar til rétt fyrir yfirlýsingu.
- Notaðu undanþáguákvæði (varlega):Eins og er eru útflutningsumbúðir fyrir hættulega varning tímabundið óbreyttar, en best er að fylgja nýju reglunum, þar sem stefnur geta verið uppfærðar hvenær sem er og stöðluð starfsemi getur dregið úr líkum á villum.
Í stuttu máli felur þessi starfsemi í sér rafræna umbreytingu, stöðlun og sterka staðfestingu á úthlutunarsamböndum fyrir skoðunar- og sóttvarnaryfirlýsingar. Sem útflutningsaðili er kjarninn í breytingunni að færast frá því að „meðhöndla einfaldlega verklagsreglur fyrir hönd“ yfir í að verða „samhæfingarmiðstöð og áhættustýringarmiðstöð“ fyrir alla yfirlýsingarkeðjuna. Aðlögun að þessari breytingu mun hjálpa þér að auka fagmennsku í þjónustu, forðast rekstraráhættu og tryggja greiðan útflutning á vörum viðskiptavina þinna.
Birtingartími: 24. nóvember 2025