De officiële lancering van de functie voor volmachtovereenkomsten binnen het territoriale inspectiesysteem “Single Window” voor internationale handel is een belangrijke stap in de richting van een betere vereenvoudiging van de douaneafhandeling en heeft een grote impact op de inspectie- en quarantaineaangiftewerkzaamheden van exportagenten.
Kernverandering:In het territoriale inspectiesysteem van het ‘Single Window’ is deElektronische volmachtovereenkomstis een verplichte voorwaarde voor aangifte geworden. Indien er geen geldige online volmachtovereenkomst is tussen de betrokken ondernemingen, zal het systeemniet automatisch het elektronische grootboek uitgeven(behalve tijdelijk voor de aanvraag voor de export van gevaarlijke goederen als verpakking).
Belang van het elektronische grootboek:Het elektronisch grootboek is een cruciaal document voor de douaneaangifte en -inklaring bij uitvoer van goederen. Zonder dit document kunnen goederen normaal gesproken niet voor uitvoer worden aangegeven. Deze wijziging heeft dan ook direct invloed op de soepele bedrijfsvoering.
Specifieke wijzigingen en gevolgen voor het werk van exportagenten
1. Fundamentele verandering in de voorbereidingen vóór de verklaring
Verleden:Mogelijk was alleen het verzamelen van papieren volmachten vereist, of het controleren van de juiste relatiegegevens tijdens de aangifte.
Nu:Het is verplichtvoorHet uitvoeren van de inspectie en quarantaineverklaring om ervoor te zorgen dat alle relevante partijen de elektronische volmachtovereenkomst online hebben ondertekend via het "Single Window"-platform. Deze taak moet door u (de gevolmachtigde) worden begeleid en uitgevoerd door uw cliënten.
2. De noodzaak om de verschillende bedrijfstypen duidelijk te onderscheiden en de bijbehorende overeenkomsten te ondertekenen
U moet bepalen welke partijen overeenkomsten moeten ondertekenen op basis van het type verklaring. Dit is niet langer een vaag 'een delegatie is voldoende', maar vereist precisie met betrekking tot specifieke rollen binnen de onderneming.
Scenario één: Inspectie van uitgangsgoederen en quarantaineverklaring (meest voorkomend)
● Vereiste overeenkomsten:
- Volmachtovereenkomst tussen deAanvragende eenheiden deAfzender.
- Volmachtovereenkomst tussen deAfzenderen deProductie-eenheid.
Voorbeeldillustratie:
(1) U (douane-expediteur A) treedt op alsAanvragende eenheid, die een handelsmaatschappij (Bedrijf B) vertegenwoordigt om een partij goederen te exporteren die door een fabriek (Fabriek C) zijn geproduceerd.
(2) Relatiebreuk:
Aanvragende eenheid = Douane-expediteur A
Afzender = Bedrijf B
Productie-eenheid = Fabriek C
(3) U moet ervoor zorgen dat het volgende wordt ondertekend:
Douaneagent A ←→ Bedrijf B (Aanvragende eenheid delegeert aan afzender)
Bedrijf B ←→ Fabriek C (Consignant delegeert aan productie-eenheid)
Scenario twee: Verklaring over de verpakking van gevaarlijke goederen bij export
● Vereiste overeenkomsten:
- Volmachtovereenkomst tussen deAanvragende eenheiden deVerpakkingsfabrikant.
- Volmachtovereenkomst tussen deAanvragende eenheiden deVerpakkingsgebruikerseenheid.
● Voorbeeldillustratie:
(1) U (douane-expediteur A) treedt op alsAanvragende eenheid, waarin de verpakking wordt aangegeven die wordt gebruikt voor producten (gevaarlijke goederen) voor een chemisch bedrijf (Bedrijf D). De verpakking wordt geproduceerd door Fabriek E en geladen door Bedrijf D zelf.
(2) Relatiebreuk:
Aanvragende eenheid = Douane-expediteur A
Verpakkingsfabrikant = Fabriek E
Verpakkingsgebruikerseenheid = Bedrijf D
(3) U moet ervoor zorgen dat het volgende wordt ondertekend:
Douaneagent A ←→ Fabriek E(Aanvragende eenheid delegeert aan Verpakkingsfabrikant)
Douaneagent A ←→ Bedrijf D(Aanvragende eenheid delegeert aan Verpakkingsgebruikerseenheid)
Opmerking:Dit scenario wordt tijdelijk niet beïnvloed door de nieuwe regel, maar het wordt sterk aanbevolen om volgens deze standaard te werken ter voorbereiding op toekomstige vereisten of aanvullende lokale douanevoorschriften.
1.De rol van de agent verschuift van ‘uitvoerder’ naar ‘coördinator’ en ‘beoordelaar’
Uw werk omvat nu cruciale coördinatie- en beoordelingsaspecten:
● Coördinatie:U moet de nieuwe regelgeving uitleggen aan de opdrachtgever (uw directe klant) en hem begeleiden bij het ondertekenen van de overeenkomst met zijn productiefabriek via het Single Window. Dit kan betekenen dat u uw klanten moet trainen.
● Beoordeling:Vóór elke aangifte moet u inloggen op het Single Window, naar de module ‘Volmachtovereenkomst’ gaan enbevestigen dat alle vereiste overeenkomsten online zijn ondertekend en een geldige status hebbenDit zou een verplichte stap moeten worden in uw nieuwe standaardwerkprocedure (SOP).
2.Het risicobeheersingsvermogen moet worden verbeterd
● Verduidelijking van verantwoordelijkheid: Door elektronische overeenkomsten te ondertekenen, wordt de delegatierelatie vastgelegd in het douanesysteem, waardoor de juridische relaties duidelijker worden. Als agent moet u ervoor zorgen dat de inhoud van de overeenkomst correct is.
● Bedrijfsonderbreking voorkomen:Als het elektronisch grootboek niet kan worden gegenereerd vanwege niet-ondertekende overeenkomsten of ondertekeningsfouten, leidt dit er direct toe dat goederen in de haven gestrand raken, met extra liggelden, containerdetentiekosten, enz. tot gevolg. Dit kan leiden tot klachten van klanten en financiële verliezen. U moet dit risico proactief beperken.
Actiegids voor exportagenten
- Leer direct de operationele procedures:Download en bestudeer zorgvuldig het hoofdstuk 'Volmachtovereenkomst' in de standaardhandleiding van de 'Single Window'-editie. Maak uzelf vertrouwd met het volledige online ondertekeningsproces.
- Klantmeldingen en overeenkomstsjablonen bijwerken:Stuur formele kennisgevingen naar alle bestaande en potentiële klanten waarin u deze nieuwe regelgeving uitlegt. U kunt een eenvoudige handleiding of stroomschema maken waarin klanten (consignanten) worden geïnstrueerd over het ondertekenen van overeenkomsten met hun productielocaties.
- Herzie interne werkcontrolelijsten:Voeg de stap 'Verificatie van de autorisatieovereenkomst' toe aan uw workflow voor inspectiedeclaraties. Voordat een declaratie wordt ingediend, moet het aangewezen personeel controleren of alle overeenkomsten aanwezig zijn.
- Proactieve communicatie:Voor nieuwe delegatiezaken dient u proactief informatie op te vragen en te bevestigen, zoals "Aanvragende eenheid", "Consignant", "Productie-eenheid", enz., zodra u de order accepteert, en direct het proces van het aandringen op ondertekening van de overeenkomst te starten. Wacht niet tot vlak voor de declaratie om deze af te handelen.
- Maak (voorzichtig) gebruik van vrijstellingsclausules:Momenteel worden toepassingen voor de export van gevaarlijke goederen tijdelijk niet beïnvloed, maar het is verstandig om de nieuwe regels te volgen. Beleid kan namelijk op elk gewenst moment worden bijgewerkt en gestandaardiseerde procedures kunnen de kans op fouten verkleinen.
Kortom, deze functie realiseert de elektronisering, standaardisatie en sterke validatie van delegatierelaties voor inspectie- en quarantaineaangiften. Als exportagent verschuift uw kerntaak van het simpelweg "afhandelen van procedures namens" naar het "coördinatiecentrum en risicobeheersingscentrum" voor de gehele aangifteketen. Door u aan te passen aan deze verandering kunt u de professionaliteit van uw dienstverlening verbeteren, operationele risico's vermijden en de soepele export van de goederen van uw klanten garanderen.
Plaatsingstijd: 24-11-2025